EN84-V2 Documentos Obligatorios en ISO 45001:2018

Por Cindy Camacho.

Nueva ISO 45001:2018

La nueva Norma ISO 45001:2018 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos. Antes OHSAS 18001:2007, aborda la documentación desde dos elementos: 1) qué es información documentada y cómo se debe gestionar. 2) Lista de documentos obligatorios.

Qué es información documentada y cómo se debe gestionar

En el capítulo Términos y definiciones de la ISO 45001:2018  define en el item 3.24 información documentada como Información que una organización (3.1) tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene.

NOTA 1 a la entrada  La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente.

NOTA 2 a la entrada La información documentada puede hacer referencia a:

a) El sistema de gestión (3.10), Incluidos los procesos (3.25) relacionados;

b) La información generada para que la organización opere (documentación);

c) La evidencia de los resultados alcanzados (Registros)

En el anexo A de ISO 45001:2018 se plantea cómo se debe aplicar el concepto de información documentada:

“ Información documentada” se utiliza para incluir tanto documentos como registros. Este documento utiliza la expresión “conservar información documentada como evidencia de …” que significa registros  y “mantener información documentada” que significa documentos, incluidos los procedimientos. La frase conservar información documentada como evidencia de …” no pretende requerir que la información conservada cumplirá los requisitos probatorios legales. En su lugar, pretende definir el tipo de registros que se necesita conservar.

Lista de documentos obligatorios.

Mantener Información documentada para la planificación (documentos) obligatoria:

  • Alcance 4.3
  • Política de SST 5.2
  • Roles, Responsabilidades y autoridades en la organización 5.3
  • Riesgos y oportunidades que es necesario abordar 6.1.1
  • Identificación de peligros y evaluación de los riesgos y oportunidades 6.1.2
  • Requisitos legales y otros requisitos 6.1.3
  • Objetivos de la SST 6.2.1
  • Planificación y control operacional 8.1
  • Preparación y respuesta ante emergencias 8.2
  • Programa de auditoría interna 9.2.2
  • Mejora continua del SST 10.3

Información documentada como evidencia (registros) obligatoria.

  • Evidencia de requisitos legales 6.1.3
  • Evidencia de objetivos SST 6.2.2
  • Evidencias de competencia. 7.2
  • Evidencia de las comunicaciones 7.4.1
  • Evidencia de Preparación y respuesta ante emergencias 8.2
  • Evidencias de seguimiento, medición, análisis y evaluación . 9.1.1
  • Evidencias de cumplimiento legal 9.1.2
  • Evidencias de implementación del programa de auditoría y los resultados de éste. 9.2.2
  • Evidencias de revisión por la dirección. 9.3
  • Evidencias de tratamiento de incidentes, no conformidades y acciones correctivas. 10.2.2
  • Evidencias de la toma de acciones de mejora continua 10.3

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