En el mundo empresarial actual, lleno de desafíos y oportunidades, muchas organizaciones buscan formas de mejorar su desempeño, cumplir con regulaciones y ser más atractivas para sus clientes y empleados. Una herramienta poderosa para lograr esto son los sistemas de gestión. Estos sistemas proporcionan un marco de trabajo para que una organización establezca sus políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos. Pueden abordar una sola disciplina o varias, como la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud ocupacional, la energía o la gestión financiera.
Varias normas internacionales desarrolladas por la Organización Internacional de Normalización (ISO), una entidad mundial de organismos nacionales de normalización, ofrecen modelos para estos sistemas de gestión. Las más conocidas en diferentes áreas son la ISO 9001 (para la calidad), la ISO 14001 (para el medio ambiente) y la ISO 45001 (para la seguridad y salud en el trabajo). Este artículo busca explicar qué son estas normas, cómo se diferencian y por qué integrarlas en un único sistema puede ser una estrategia muy efectiva.
¿Qué son estas normas? ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001?
Cada una de estas normas se enfoca en un aspecto crucial de la operación de una organización:
1. ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad Esta es quizás la norma de gestión más conocida. La edición que estamos considerando es la ISO 9001:2015. Especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad (SGC). Su objetivo principal es ayudar a las organizaciones a demostrar su capacidad para proporcionar consistentemente productos y servicios que cumplan los requisitos del cliente, así como los requisitos legales y reglamentarios aplicables. Además, busca aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación efectiva del sistema, incluyendo procesos de mejora. La norma se basa en principios de gestión de la calidad como el enfoque al cliente, el liderazgo, el compromiso de las personas, el enfoque a procesos, la mejora, la toma de decisiones basada en la evidencia y la gestión de las relaciones. La ISO 9001:2015 promueve un enfoque a procesos, que incorpora el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) y el pensamiento basado en riesgos. Estos conceptos ayudan a la organización a planificar sus procesos e interacciones, asegurarse de que los procesos tengan recursos y se gestionen adecuadamente, determinar oportunidades de mejora, identificar factores que podrían desviarse de los resultados planificados y aplicar controles preventivos. Los requisitos de esta norma son genéricos y aplicables a todo tipo de organizaciones.
2. ISO 14001: Sistemas de Gestión Ambiental La norma ISO 14001, en su edición de 2015, se enfoca en los sistemas de gestión ambiental. Un sistema de gestión ambiental es una parte del sistema de gestión que se utiliza para gestionar los aspectos ambientales, cumplir con las obligaciones de cumplimiento y abordar los riesgos y oportunidades relacionados con el medio ambiente. Su objetivo es ayudar a las organizaciones a gestionar sus responsabilidades ambientales. La política ambiental de una organización, que es parte de este sistema, expresa las intenciones y dirección general relacionadas con el desempeño ambiental, según lo declarado formalmente por la alta dirección. Al igual que otras normas de sistemas de gestión, utiliza un enfoque basado en procesos y el ciclo PHVA.
3. ISO 45001: Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo La norma ISO 45001, en su edición de 2018, se refiere a los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SST). Esta norma contiene requisitos para evaluar la conformidad de dichos sistemas. Un sistema de gestión de la SST es el que aborda específicamente la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Las fuentes indican que los requisitos de esta norma deben verse desde una perspectiva de sistemas, no aislados, ya que hay interrelaciones entre ellos. Los términos y definiciones se basan en conceptos comunes para las normas de sistemas de gestión ISO.
Diferencias entre las normas
Aunque estas normas comparten un marco común, su principal diferencia radica en la disciplina o área de enfoque que abordan:
- Mientras que ISO 9001 se centra en la satisfacción del cliente en la que el énfasis está en la fabricación de productos y la prestación de servicios que cumplan unas especificaciones, las normas ISO 14001 e ISO 45001 se centran en el cumplimiento de requisitos Legales. Aunque en ISO 9001 frecuentemente también hay que cumplir requisitos legales éstos se centran en la seguridad de los productos y servicios de cara a los usuarios, muchos productos y servicios no están reglados.
- La norma que tiene mayor cantidad de requisitos es la norma ISO 9001, en la que el capítulo 8 Operación es muy amplio.
- Las normas ISO 14001 e ISO 45001 comparten el requisito de identificar los mayores riesgos con el fin de implementar planes de acción para eliminarlos o mitigarlos.
- Las normas ISO 9001 e ISO 45001 comparten el interés de sus acciones en el perímetro físico de la empresa (en algunos casos en perímetros de terceros por la subcontratación), mientras que la norma ISO 14001 se centra en los impactos que se generen por fuera del perímetro de la empresa.
- La norma ISO 9001 tiene requisitos explícitos para la actividad de diseño de productos y servicios, en las otras normas su aplicación dependerá del análisis de riegos al diseño. En ambiental se tiene una norma específica para el ecodiseño que es la ISO 14006.
¿Qué es un Sistema Integrado de Gestión (SIG)?
Ante la implementación separada de diferentes sistemas, surge la idea de un Sistema Integrado de Gestión (SIG). Según las fuentes, un SIG es el conjunto formado por la estructura de la organización, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión integrada de los sistemas. La “gestión integrada” es parte de la gestión general de la organización que aplica una política integrada, surgiendo de la integración de las gestiones de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo. La integración en sí misma es la acción de unir dos o más políticas, conceptos o corrientes divergentes en una sola que los sintetice.
La integración busca hacer que los diferentes sistemas de gestión sean compatibles entre sí, permitiendo establecer objetivos alineados, obtener una visión global de los sistemas y facilitar la toma de decisiones. Es una forma de aumentar la eficacia y la rentabilidad de la organización. Aunque el enfoque de esta integración suele referirse a los sistemas de calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo por ser los más extendidos, puede aplicarse a otros sistemas de gestión que la organización utilice. La guía sobre integración destaca que el enfoque basado en procesos es considerado el mejor método para lograr la integración de los sistemas de gestión.
¿Por qué integrar? Beneficios de un SIG
Implementar un SIG ofrece varios beneficios potenciales para una organización:
•Aumento de la eficacia y eficiencia en la gestión de los sistemas y en el logro de objetivos y metas.
•Mejora de la capacidad de reacción de la organización ante las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
•Mayor eficiencia en la toma de decisiones por parte de la dirección al tener una visión global de los sistemas.
•Simplificación y reducción de la documentación y los registros.
•Reducción de recursos y tiempo empleados en los procesos integrados.
•Reducción de costos de mantenimiento del sistema y de evaluaciones externas, como auditorías.
•Mejora de la percepción e involucración del personal en los sistemas de gestión, fomentando que toda la organización hable un “único lenguaje de gestión”.
• Mejora de la comunicación interna y de la imagen externa, aumentando la confianza de clientes y proveedores.
En esencia, la integración busca evitar la duplicidad de esfuerzos y sistemas que operan en “silos” separados, creando un sistema más ágil, coherente y rentable.
Criterios y Proceso para Implementar un SIG
La implementación de un SIG no es un simple ejercicio de combinar manuales. Requiere un proceso planificado. Las fuentes proponen un proceso de integración basado en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). Este proceso se estructura en tres etapas principales:
1. Desarrollo del plan de integración: Responde a preguntas como “¿qué beneficios esperar?”, “¿qué hacer?”, “¿cuánto costará?”.
2. Implementación del plan de integración: Responde a “¿cómo hacerlo?”.
3. Revisión y mejora: Responde a “¿es eficaz y rentable?”, “¿necesita mejoras?”.
Para desarrollar un plan de integración efectivo (Etapa 1), la organización debe considerar varios elementos cruciales:
• Identificación de los beneficios esperados: Clarificar qué se espera ganar con la integración.
•Análisis del contexto de la organización: Esto implica evaluar varios aspectos:
◦Madurez: La experiencia y capacidad de la organización en la gestión por procesos. Esto se puede evaluar para determinar el nivel de madurez.
◦Complejidad: Las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas.
◦Alcance: Los sistemas de gestión ya implementados, los productos/servicios y los procesos involucrados. Es útil tener un mapa de procesos que muestre las interacciones.
◦Riesgo: El nivel de riesgo asociado a incumplimientos legales o fallos en el proceso de integración.
•Selección del método de integración adecuado: Basado en el análisis del contexto y el nivel de madurez, la organización debe elegir el método de integración. Se proponen tres métodos escalonados, vinculados a la madurez en la gestión por procesos:
◦Método Básico: Para organizaciones con poca o ninguna experiencia en gestión por procesos (Nivel 1 de madurez o inferior). Se enfoca en integrar políticas, documentación (un único manual), responsabilidades en procesos críticos y procesos organizativos comunes (como gestión de documentos, auditorías internas). Ofrece resultados rápidos y rentables.
◦Método Avanzado: Para organizaciones con cierta experiencia en gestión por procesos (Nivel 2 de madurez o superior). Implica desarrollar un mapa de procesos integrado, definir y gestionar procesos clave con sus propietarios, objetivos, indicadores, etc., y revisar sistemáticamente los procesos.
◦Método Experto: Para organizaciones con alta experiencia en gestión por procesos (muy alta madurez, superior a Nivel 2). Extiende la integración a todas las áreas, alinea procesos con estrategias, integra objetivos e indicadores, y considera a todas las partes interesadas (clientes, proveedores) en el diseño de procesos. Muy rentable al capitalizar la experiencia existente. La elección del método debe hacerse consultando un diagrama de flujo y un gráfico que combinan el nivel de madurez con la complejidad, alcance y riesgo del contexto.
•Elaboración del plan de integración: Documentar los resultados anteriores en un plan que detalle los objetivos, el contexto, qué se va a integrar, el método elegido, un plan de comunicación, el responsable del proyecto, las actividades a realizar y los recursos necesarios.
•Apoyo de la alta dirección: Este es un elemento crítico para el éxito. La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso, proporcionar los recursos necesarios, apoyar las acciones planificadas y realizar seguimiento al proyecto. Es recomendable designar un responsable del proyecto con autoridad y una visión global. Se debe presentar un informe a la alta dirección justificando la inversión y detallando el plan. El compromiso de los altos directivos es fundamental.
Una vez desarrollado el plan, la implementación (Etapa 2) implica llevar a cabo las actividades planificadas. La formación de un equipo de integración con representantes de los departamentos o sistemas a integrar puede facilitar la tarea del coordinador. Este equipo planifica la comunicación, define las interrelaciones y responsables de los procesos, y elabora la documentación integrada. Se recomienda integrar la política en un único documento y definir claramente las responsabilidades.
Finalmente, la revisión y mejora (Etapa 3) es esencial para asegurar que el SIG siga siendo adecuado y efectivo. La revisión periódica del SIG debe incorporarse a la revisión por la dirección que ya se realiza para los sistemas individuales. Una revisión integrada permite un análisis global, mejora la coherencia de las decisiones y ayuda a identificar sinergias y prioridades. Las oportunidades de mejora deben gestionarse de forma integrada, idealmente por procesos.
Requisitos Comunes y Consejos de Implementación Integrada
Si bien las normas tienen requisitos específicos de su disciplina, hay muchos elementos que son comunes a los sistemas de gestión y que se pueden integrar. Basándonos en la estructura de ISO 9001:2015 y la guía de integración, podemos identificar áreas clave de integración:
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Área Común del Sistema de Gestión Integrado
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Requisitos Clave (Ejemplos basados en ISO 9001:2015)
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Consejo Sencillo para la Implementación Integrada
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Contexto de la Organización
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Comprensión de la organización y su contexto (4.1). Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas (4.2). Determinación del alcance del sistema (4.3).
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Analicen juntos (calidad, ambiente, seguridad) qué factores internos y externos afectan su negocio y a quiénes les importa su desempeño (clientes, empleados, vecinos, autoridades). Definan un único alcance que cubra todos los aspectos.
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Liderazgo
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Liderazgo y compromiso de la alta dirección (5.1). Establecimiento de la política (5.2). Roles, responsabilidades y autoridades (5.3).
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La alta dirección debe liderar mostrando compromiso con la calidad, el ambiente y la seguridad. Creen una única política que incluya los compromisos de las tres áreas. Definan quién es responsable de qué en el sistema integrado.
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Planificación
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Acciones para abordar riesgos y oportunidades (6.1). Objetivos del sistema de gestión (6.2). Planificación de cambios (6.3).
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Identifiquen los riesgos y oportunidades que afectan la calidad, el ambiente y la seguridad de forma conjunta. Establezcan objetivos que integren las metas de las tres áreas y que sean medibles. Planifiquen los cambios considerando todos los sistemas.
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Apoyo (Recursos)
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Provisión de recursos (7.1). Personas (7.1.2). Infraestructura (7.1.3). Ambiente para la operación (7.1.4). Competencia (7.2). Toma de conciencia (7.3). Comunicación (7.4). Información documentada (7.5).
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Aseguren los recursos (personas, infraestructura, ambiente de trabajo) necesarios para gestionar la calidad, el ambiente y la seguridad de manera integrada. Asegúrense de que el personal sea competente en todos los aspectos relevantes. Fomenten la conciencia sobre la importancia de la calidad, el ambiente y la seguridad para todos. Establezcan canales de comunicación claros sobre todos los temas. Organicen su documentación (manuales, procedimientos, registros) de forma integrada, simple y accesible.
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Operación
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Planificación y control operacional (8.1). Requisitos para productos y servicios (8.2). Diseño y desarrollo (8.3). Control de procesos, productos y servicios suministrados externamente (8.4). Producción y provisión del servicio (8.5). Control de las salidas no conformes (8.7).
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Planifiquen y controlen sus actividades diarias teniendo en cuenta simultáneamente los requisitos de calidad, ambiente y seguridad. Consideren estos aspectos al definir requisitos de productos/servicios, en el diseño, al seleccionar proveedores y durante la producción/servicio. Gestionen las salidas no conformes (productos defectuosos, incidentes ambientales, accidentes laborales) bajo un mismo proceso.
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Evaluación del Desempeño
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Seguimiento, medición, análisis y evaluación (9.1). Auditoría interna (9.2). Revisión por la dirección (9.3).
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Definan qué medir para evaluar el desempeño en calidad, ambiente y seguridad. Realicen auditorías internas que cubran los tres sistemas a la vez. La alta dirección debe revisar el desempeño del sistema integrado periódicamente. Analicen los datos recopilados para identificar tendencias y oportunidades de mejora.
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Mejora
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Generalidades (10.1). No conformidad y acción correctiva (10.2). Mejora continua (10.3).
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Busquen activamente oportunidades para mejorar la calidad, el desempeño ambiental y la seguridad. Cuando algo salga mal (una queja, un derrame, un accidente), investiguen la causa y tomen acciones correctivas que prevengan la recurrencia en cualquier área afectada. Promuevan una cultura de mejora continua.
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Esta tabla ilustra cómo muchos de los “bloques” fundamentales de un sistema de gestión son comunes a las tres normas, lo que facilita su integración. Integrar la “gestión de los elementos comunes” de las normas de referencia es clave. Procesos como la gestión de la documentación, control de registros, auditorías internas, gestión de no conformidades y la revisión por la dirección son ejemplos clásicos de procesos comunes que se pueden integrar en las primeras etapas.
Retos en la Implementación de un Sistema Integrado
Aunque la integración ofrece grandes beneficios, el proceso no está exento de dificultades. Las fuentes identifican varios retos importantes:
•Resistencia al cambio: Tanto por parte de la alta dirección como del personal de la organización. Cambiar la forma en que se hacen las cosas y romper con “silos” establecidos puede ser difícil.
•Necesidad de recursos adicionales específicos: Aunque a largo plazo se ahorran recursos, la planificación y ejecución del plan de integración pueden requerir una inversión inicial de tiempo y dinero.
•Dificultad para elegir el nivel de integración adecuado: Determinar cuál de los métodos (Básico, Avanzado, Experto) es el apropiado para la organización según su nivel de madurez y contexto puede ser un desafío. Intentar un método avanzado sin la experiencia necesaria puede generar problemas.
•Mayor necesidad de formación del personal implicado: Es necesario que el personal comprenda los requisitos de los sistemas integrados y cómo interactúan.
•Asegurar la involucración de todo el personal: Es crucial que todos comprendan la importancia de la calidad, el ambiente y la seguridad, y no solo se enfoquen en una sola área (a veces, el enfoque en calidad es más tradicional que en ambiente o seguridad). Se necesita un plan de comunicación efectivo para lograr la adhesión del personal.
•Coordinación de responsabilidades: Si existen diferentes responsables para los sistemas individuales, coordinar sus intereses hacia objetivos comunes y evitar solapes de autoridad requiere atención especial. Establecer una clara definición de roles y responsabilidades es importante.
•Obtener y mantener el apoyo de la alta dirección: Como se mencionó, el apoyo de la alta dirección es crítico. Sin él, es muy difícil que el proyecto de integración prospere.
• Lograr mantener actualizados los requisitos legales para las normas ISO 14001 e ISO 45001 es una actividad bien retadora.
Superar estos retos requiere una planificación cuidadosa, una comunicación transparente, la asignación de recursos adecuados y, sobre todo, un fuerte liderazgo y compromiso por parte de la alta dirección
Bibliografía:
ISO 9001:2015 Sistema de gestión de calidad
ISO 14001:2015 Sistema de gestión Ambiental
ISO 45001:2018 Sistema de seguridad y Salud en el Trabajo
UNE 66177-2005 Guía para la integración de los sistemas de gestión.
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