Nueva forma de ver la documentación en ISO 14001:2015
La nueva versión de ISO 14001:2015 hace un cambio en la forma de abordar la documentación, este artículo plantea dos elementos: 1) qué es información documentada y cómo de debe gestionar. 2) Lista de documentos obligatorios.
La ISO 9000:2015 (fundamentos y vocabulario), define:
- Documento: Información y el medio en que está contenida.
- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas.
- Información documentada: información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene.
- Nota 1: La información documentadada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente.
- Nota 2: La información documentada puede hacer referencia a: el sistema de gestión, incluidos los procesos; la información generada para que la organización opere (documentación); la evidencia de los resultados alcanzados (registros)
- Nota 3: Este término es uno de los términos comunes y definiciones esenciales para las normas de sistemas de gestión que se proporcional en el Anexo SL.
En el anexo A.3 de ISO 14001:2015 se plantea cómo se debe aplicar el concepto de información documentada:
“ Información documentada” sustituye a los sustantivos “documentación, “documentos”, y “registros”, usados en las ediciones anteriores de esta Norma Internacional. Para diferenciar la intención del término genérico “información documentada”, en esta norma internacional se usa ahora la frase “conservar información documentada como evidencia de…” que significa registros, y “mantener información documentada” que significa otra documentación distinta de registros. La frase “como evidencia de…” no es un requisito de cumplimiento de requisitos legales probatorios; su intención es únicamente indicar la evidencia objetiva que es necesario conservar.
Mantener Información documentada para la planificación (documentos) obligatoria:
- Alcance 4.3
- Política de Ambiental 5.2
- Riesgos y oportunidades que es necesario abordar 6.1.1
- Aspectos ambientales e impactos ambientales asociados 6.1.2
- Criterios usados para determinar sus aspectos ambientales significativos 6.1.2
- Aspectos ambientales significativos 6.1.2
- Requisitos legales y otros requisitos 6.1.3
- Planificación y control operacional 8.1
- Preparación y respuesta ante emergencias 8.2
Información documentada como evidencia (registros) obligatoria:
- Objetivos Ambientales 6.2.1
- Evidencias de competencia. 7.2
- Evidencia de las comunicaciones 7.4.1
- Evidencias de seguimiento, medición, análisis y evaluación . 9.1.1
- Evidencias de cumplimiento legal 9.1.2
- Evidencias de implementación del programa de auditoría y los resultados de ésta. 9.2.2
- Evidencias de revisión por la dirección. 9.3
- Evidencias de tratamiento de una no conformidad y de las acciones correctivas. 10.2.2
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