Introducción: ¿Qué es y para qué sirve la ISO 37001:2025?
La norma ISO 37001:2025 especifica los requisitos y proporciona orientación para establecer, implementar, mantener, revisar y mejorar un Sistema de Gestión Antisoborno (SGAS). Su segunda edición, publicada en febrero de 2025, incorpora actualizaciones clave como la consideración del cambio climático, el fortalecimiento de la cultura de cumplimiento, la gestión de los conflictos de interés y la aclaración de la función antisoborno. Este estándar es aplicable a cualquier tipo de organización (pública, privada o sin fines de lucro), independientemente de su tamaño, sector o naturaleza de actividades.
El soborno plantea serios problemas sociales, morales, económicos y políticos, socava la buena gobernanza, distorsiona la competencia y destruye la confianza en las instituciones. ISO 37001 sirve para ayudar a las organizaciones a prevenir, detectar y responder al soborno, promoviendo el cumplimiento de las leyes aplicables y de los compromisos voluntarios. Mediante la implementación de políticas, procedimientos y controles que resulten razonables y proporcionados al nivel de riesgo de soborno que enfrenta la organización, la norma permite reducir costos y riesgos reputacionales, fortaleciendo la transparencia y la integridad institucional.
1) Información documentada en ISO 37001:2025 (Numeral 3.14)
De acuerdo con el numeral 3.14 de la norma ISO 37001:2025, la información documentada se define como:
3.14 información documentada: información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio de soporte en el que está contenida.
- Nota 1 a la entrada: La información documentada puede estar en cualquier formato y medio de soporte, y provenir de cualquier fuente.
- Nota 2 a la entrada: La información documentada puede hacer referencia a:
- el sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados;
- la información generada para que la organización opere (documentación);
- la evidencia de los resultados logrados (registros).
Aclaración entre disponer/mantener e información documentada a conservar
En el marco de las normas del sistema de gestión ISO, existe una distinción práctica fundamental en la forma en que se aborda la información documentada:
- Disponer / Mantener información documentada (“disponible como información documentada”): Hace referencia a la documentación descriptiva y de planificación que la organización debe elaborar, mantener actualizada y tener disponible para su funcionamiento (por ejemplo: políticas, alcance, procedimientos, objetivos y manuales). Esta información está sujeta a revisión, control de versiones y actualización continua para garantizar que siga siendo adecuada y utilizable en el momento y lugar en que se requiera.
- Conservar información documentada (“como evidencia de”): Hace referencia a la preservación de registros que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados logrados (por ejemplo: evaluaciones de riesgo, actas de auditoría, listas de asistencia a capacitaciones, declaraciones de conflicto de interés e informes de investigación). A diferencia de los documentos que se mantienen y modifican con el tiempo, los registros no se alteran una vez creados, sino que se conservan protegidos contra pérdidas de integridad para demostrar trazabilidad y cumplimiento legal u operativo.
2) Lista de documentos obligatorios en ISO 37001:2025
A continuación se presenta la estructura detallada de los documentos que deben mantenerse disponibles y los registros que deben conservarse como evidencia dentro del Sistema de Gestión Antisoborno:
A. Información documentada que debe MANTENERSE / ESTAR DISPONIBLE (Documentación y Planificación Obligatoria)
- Alcance del Sistema de Gestión Antisoborno (Numeral 4.3): Debe estar disponible como información documentada definiendo los límites y la aplicabilidad del sistema.
- Sistema de gestión antisoborno documentado (Numeral 4.4): Documentación que contenga las medidas diseñadas para identificar, evaluar, prevenir, detectar y responder al riesgo de soborno.
- Política antisoborno (Numeral 5.2): Debe mantenerse como información documentada, comunicarse internamente y estar disponible para las partes interesadas y socios de negocios de riesgo.
- Objetivos antisoborno y planificación (Numeral 6.2 g): Objetivos medibles (si es practicable), alineados con la política y disponibles como información documentada.
- Procedimientos del proceso de empleo (Numeral 7.2.2.1): Procedimientos documentados que contemplen condiciones contractuales, sanciones disciplinarias y protección contra represalias.
- Procedimientos de concientización y capacitación (Numerales 7.3.1, 7.3.2 y 7.3.3): Procedimientos documentados para la formación del personal y de socios de negocios expuestos a riesgo de soborno.
- Criterios y controles de planificación operacional (Numeral 8.1): Criterios y controles documentados para garantizar la ejecución planificada de los procesos.
- Procedimientos de debida diligencia (Numerales 8.2 y 8.5): Procedimientos para evaluar el riesgo de soborno en transacciones, proyectos, personal y socios de negocios.
- Controles financieros y no financieros (Numerales 8.3 y 8.4): Políticas y mecanismos de control en procesos financieros, compras, contratación y comercialización.
- Procedimientos sobre regalos, atenciones, donaciones y beneficios similares (Numeral 8.7): Procedimientos diseñados para prevenir la oferta o recepción de beneficios que puedan percibirse como soborno.
- Procedimientos para el planteamiento de inquietudes / canal de denuncias (Numeral 8.9): Procedimientos que fomenten la denuncia confidencial o anónima y protejan contra represalias.
- Procedimientos de investigación y tratamiento del soborno (Numeral 8.10): Procedimientos documentados para evaluar, investigar y gestionar cualquier sospecha o hecho confirmado de soborno.
B. Información documentada que debe CONSERVARSE como evidencia (Registros Obligatorios)
- Evaluación del riesgo de soborno (Numeral 4.5.4): Registros que demuestren la realización, revisión y aplicación de las evaluaciones de riesgo antisoborno.
- Evidencia de competencia del personal (Numeral 7.2.1): Registros de educación, formación, habilidades y experiencia de las personas con impacto en el desempeño antisoborno.
- Declaraciones periódicas de cumplimiento (Numeral 7.2.2.2 c): Declaraciones de cumplimiento de la política antisoborno firmadas por la alta dirección, órgano de gobierno y personal en posiciones de riesgo.
- Registros de programas de formación y capacitación (Numerales 7.3.1, 7.3.2, 7.3.3 y Anexo A.17 e): Evidencias sobre el contenido de las capacitaciones, fechas y participantes (personal y socios de negocios).
- Evidencia de ejecución operacional (Numeral 8.1): Registros que comprueben que los procesos operativos se han ejecutado conforme a los criterios establecidos.
- Resultados e informes de debida diligencia (Numerales 8.2, 8.5 y Anexo A.17 f): Informes y evidencias derivadas de la debida diligencia sobre proyectos, transacciones, socios de negocios y candidatos a empleo.
- Compromisos antisoborno por escrito (Numeral 8.6 y Anexo A.14.5): Acuerdos o cláusulas contractuales donde los socios de negocios de riesgo se comprometen a prevenir el soborno.
- Registros y aprobaciones de regalos, atenciones y donaciones (Numeral 8.7 y Anexo A.17 h): Registros o libros contables de beneficios entregados u obtenidos con sus aprobaciones correspondientes.
- Registro de declaraciones de conflicto de interés (Anexo A.8.3.2): Evidencia documentada de las declaraciones de conflictos de interés y las medidas tomadas para mitigarlos.
- Registros de denuncias, investigaciones y sus resultados (Numerales 8.9, 8.10 y Anexo A.17 i, j): Expedientes e informes sobre denuncias recibidas, el desarrollo de las investigaciones y los resultados/acciones disciplinarias o correctivas derivadas.
- Resultados de seguimiento, medición, análisis y evaluación (Numeral 9.1): Registros de la evaluación del desempeño y efectividad del SGAS.
- Programa y resultados de auditorías internas (Numeral 9.2.2): Evidencia de la planificación del programa de auditorías y de los informes con los hallazgos de las auditorías realizadas.
- Resultados de las revisiones por la dirección (Numeral 9.3.3): Registros de las decisiones, acuerdos y acciones derivadas de las revisiones efectuadas por la alta dirección y el órgano de gobierno.
- No conformidades y acciones correctivas (Numeral 10.2): Evidencia de la naturaleza de las no conformidades, acciones tomadas y efectividad de las acciones correctivas aplicadas.
EN117-V4 Evolución certificaciones en ISO 37001 Gestión Antisoborno
EN79-V5 Documentos obligatorios de ISO 9001:2026
EN83-V2 Documentos obligatorios en ISO 14001-2026