La nueva versión de ISO 50001:2018 Sistema de gestión de la Energía, hace un cambio en la forma de abordar la documentación, este artículo plantea dos partes: 1) qué es información documentada y cómo de debe gestionar. 2) Lista de documentos obligatorios.
PRIMERA PARTE
DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
La ISO 50001:2018 define en el numeral 3.3.6 información documentada: Información que una organización debe controlar y mantener y el medio que la contiene.
NOTA 1 La información documentada puede estar en cualquier formato y medio y provenir de cualquier fuente.
NOTA 2 La información documentada puede referirse a:
- el sistema de gestión (3.2.1), incluidos los procesos relacionados (3.3.6);
- la información creada para que la organización opere (documentación);
- la evidencia los resultados alcanzados (registros).
En el anexo A.3 de ISO 50001:2018 se plantea cómo se debe aplicar el concepto de información documentada:
Como parte de la concordancia con las normas de otros sistemas de gestión, se ha adoptado una cláusula común en “Información documentada” sin un cambio o adición importante (véase el numeral 7.5). En consecuencia, los términos “procedimiento documentado” y “registro” han sido sustituidos en todo el texto por “información documentada”. “Información documentada” sustituye los sustantivos “documentación”, “documento” y “registro”, que se emplearon en las ediciones anteriores. Para distinguir la intención del
término genérico “información documentada”, en este documento ahora se utiliza la frase “conservar la información documentada” para referirse a los registros y “mantener la información documentada” para referirse a documentos diferentes a registros y que se mantienen actualizados.
Anexo A.7.5 información documentada.
Este documento contiene detalles sobre la información documentada que es necesario mantener o conservar. La organización puede optar por crear información documentada adicional, si lo considera necesario, para demostrar de manera efectiva el desempeño energético y apoyar el
SGEn. La información documentada de origen externo puede incluir leyes, regulaciones, normas, manuales de equipos, datos meteorológicos y datos que apoyen los factores estáticos y las variables pertinentes.
SEGUNDA PARTE:
MANTENER o DISPONER INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Mantener o Disponer Información documentada para la planificación (documentos) obligatoria:
- Alcance y límites 4.3
- Política de Energética 5.2
- Revisión energética 6.3
- Indicadores de desempeño energético 6.4
- Plan de recuperación de datos de energía 6.6
- Planificación y control operacional 8.1
- Programas de auditoría 9.2.2
CONSERVAR INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Conservar Información documentada como evidencia (registros) obligatoria.
- Objetivos y metas energéticas 6.2.2
- Planes de acción 6.2.3
- Resultados de la revisión energética 6.3
- Valores de los Indicadores de desempeño energético 6.4
- Línea base 6.5
- Datos de la energía 6.6
- Medición, seguimiento y otros medios para establecer la precisión y la repetivibilidad 6.6
- Evidencias de competencia. 7.2
- Evidencia de las comunicaciones 7.4
- Actividades de Diseño 8.2
- Desviaciones significativas del desempeño energético 9.1.1
- Resultados de seguimiento y medición 9.1.1
- Evidencias de cumplimiento legal 9.1.2
- Evidencias de implementación del programa de auditoría y los resultados de ésta. 9.2.2
- Evidencias de revisión por la dirección. 9.3.4
- Evidencias de tratamiento de una no conformidad y de las acciones correctivas. 10.1