EN92-V1 Documentos obligatorios en ISO 50001:2018

 

La nueva versión de ISO 50001:2018 Sistema de gestión de la Energía, hace un cambio en la forma de abordar la documentación, este artículo plantea dos partes: 1) qué es información documentada y cómo de debe gestionar. 2) Lista de documentos obligatorios.

 

PRIMERA PARTE DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La ISO 50001:2018 define en el numeral 3.3.6 información documentada: Información que una organización debe controlar y mantener y el medio que la contiene.

NOTA 1 La información documentada puede estar en cualquier formato y medio y provenir de cualquier fuente.

NOTA 2 La información documentada puede referirse a:

  • el sistema de gestión (3.2.1), incluidos los procesos relacionados (3.3.6);
  • la información creada para que la organización opere (documentación);
  • la evidencia los resultados alcanzados (registros).

 

En el anexo A.3 de ISO 50001:2018 se plantea cómo se debe aplicar el concepto de información documentada:

Como parte de la concordancia con las normas de otros sistemas de gestión, se ha adoptado una cláusula común en “Información documentada” sin un cambio o adición imporlante (véase el

numeral 7.5). En consecuencia, los términos “procedimiento documentado” y “registro” han sido sustituidos en todo el texto por “información documentada”.  “Información documentada” sustituye los sustantivos “documentación”, “documento” y “registro”, que se emplearon en las ediciones anteriores. Para distinguir la intención del

término genérico “información documentada”, en este documento ahora se utiliza la frase “conservar la información documentada” para referirse a los registros y “mantener la información documentada” para referirse a documentos diferentes a registros y que se mantienen actualizados.

 

Anexo A.7.5 información documentada.

Este documento contiene detalles sobre la información documentada que es necesario mantener o conservar. La organización puede optar por crear información documentada adicional, si lo considera necesario, para demostrar de manera efectiva el desempeño energético y apoyar el

SGEn. La información documentada de origen externo puede incluir leyes, regulaciones, normas, manuales de equipos, datos meteorológicos y datos que apoyen los factores estáticos y las variables pertinentes.

 

SEGUNDA PARTE: MANTENER INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Mantener Información documentada para la planificación (documentos) obligatoria:

  • Alcance y límites 4.3
  • Política de Energética 5.2
  • Revisión energética 6.3
  • Indicadores de desempeño energético 6.4
  • Plan de recuperación de datos de energía 6.6
  • Programas de auditoría 9.2.2

 

SEGUNDA PARTE: CONSERVAR INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Conservar Información documentada como evidencia (registros) obligatoria.

  • Objetivos y metas energéticas 6.2.2
  • Planes de acción 6.2.3
  • Resultados de la revisión energética 6.3
  • Valores de los Indicadores de desempeño energético 6.4
  • Línea base 6.5
  • Datos de la energía 6.6
  • Medición, seguimiento y otros medios para establecer la exactitud y la repetivibilidad 6.6
  • Evidencias de competencia. 7.2
  • Evidencia de las comunicaciones 7.4
  • Planificación y control operacional 8.1
  • Actividades de Diseño 8.2
  • Desviaciones significativas del desempeño energético 9.1.1
  • Resultados de seguimiento y medición 9.1.1
  • Evidencias de cumplimiento legal 9.1.2
  • Evidencias de implementación del programa de auditoría y los resultados de ésta. 9.2.2
  • Evidencias de revisión por la dirección. 9.3.4
  • Evidencias de tratamiento de una no conformidad y de las acciones correctivas. 10.1

 

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