En126-V1 Cómo integrar sistemas de gestión ISO

Desde 1987 con la creación del modelo de gestión más exitoso que ha existido: la norma ISO 9001 para la gestión de calidad ha habido un boom de sistemas de gestión, tales como:

  • Gestión ambiental
  • Gestión de la seguridad y salud en el trabajo
  • Gestión de la metrología en laboratorios
  • Gestión de la seguridad de la información
  • Gestión de alimentos
  • Gestión de la energía
  • Gestión Antisoborno
  • Gestión del agua

Faltando en este grupo una gran cantidad de nuevos modelos que ISO viene probando.

Transformación de una mariposa

Pero este boom ha expuesto a las organizaciones que implementan 2 o más sistemas de gestión (hemos conocido empresas con 5 sistemas de gestión) a nuevas problemáticas:

  • Sobre documentación: Una organización empieza a sobre documentarse cuando llega a fin de mes y no ha podido completar la ejecución de todos los procedimientos y evidencias que estaban planificados para ese mes. La cantidad de documentos puede traer problemas como la duplicación de la información, o la cantidad de información ser tan alta que no se pueda usar con facilidad para hacer análisis o mejoramientos.
  • Más conocimientos: Un sistema de gestión puede ser interpretado con la metáfora de aprender varios idiomas a la vez, esto requiere unas habilidades y conocimientos de los trabajadores que les permitan, primero: no confundirse; segundo, entender como cada componente del sistema de gestión ayuda a la estrategia de la organización, y, tercero, cómo mover la organización hacia la mejora. Esto no es nada fácil, en la vida real hemos visto que por ejemplo una política integrada puede confundir a las personas si no se tiene las habilidades para su gestión, normalmente, las personas recuerdan más los componentes de seguridad y salud en el trabajo debido a que compromete su salud directamente.
  • Más recursos: Cada sistema de gestión requiere recursos y lograr priorizar la consecución de estos recursos es clave para una organización: nadie dispone de recursos ilimitados. ¿En dónde se invierte que traiga un retorno más rápido? ¿Qué criterios se deben tener en cuenta para lograr ese anhelado retorno rápido? Hemos podido presenciar el enorme despilfarro de recursos: personas, tecnologías, software, financieros, etc. Una organización que desperdicie sus recursos se hace un autogol, pero solucionar esto no es tan simple como parece, por ejemplo son muy pocas las organizaciones que tienen software de gestión y lo usan a tope, muchas lo usan en menos de un 50% (piensen en excel, todas las herramientas que posee, ¿quien las usa mayoritariamente?)

Compártanos su experiencia en sistemas de gestión:

Elementos a tener en cuenta para hacer una integración:

CriterioRecomendación
¿Son necesarios varios sistemas?No todas las organizaciones deberían tener dos, tres sistemas de gestión. No importa que el mercado lo exija, si la organización no ha llegado a la madurez para poder mantener sus sistemas de gestión, le va a ser muy difícil aprovecharlos y, normalmente, se convierten en una pesada carga, que tarde o temprano tiran.
¿Tengo el talento humano competente?Lograr tener un equipo de trabajo que logre entender los conceptos principales de cada sistema de gestión es uno de los elementos claves de cualquier integración. El clave tener equipos versátiles y que puedan entender cada los diferentes conceptos. Entre mejor es el equipo más costoso es.
¿Tengo adecuadas herramientas de software para los sistemas de gestión?Las herramientas tecnológicas son claves para la integración, desde repositorios en la nube, software para sistemas de gestión, Software de flujos de trabajo, software ERP, software para análisis de datos
¿Qué tan grande es mi sistema de gestión?El tamaño de los sistemas de gestión ha de ser proporcional a los servicios y productos que la empresa ofrezca. Adicionalmente, deben tener equipos y herramientas tecnológicas en función de su tamaño. A las PYMES les cuesta mucho tener personal para cada modelo, esto hace que se dependa de una personal normalmente, y el sistema va a depender de los intereses y habilidades de una sola persona.
Inicialmente es conveniente solo cumplir con los requisitos obligatorios de cada modelo.
¿Qué elementos en común tienen los sistemas de gestión?Gracias al anexo SL que establece 10 capítulos principales para cada norma, se puede identificar fácilmente los requisitos comunes.
¿Cuánto costará la integración?Integrar cuesta, debido a que hay que analizar cada sistema, el entorno de la organización, los cambios documentales, las nuevas capacitaciones, nuevas habilidades para desarrollar en el personal

Una experiencia interesante en integración de sistemas de gestión la ofrece la norma UNE 66177:2005 Guía para integración la gestión de sistemas, este modelo se basa en 4 criterios:

  • Madurez
  • Complegidad
  • Alcance
  • Riesgo

Teniendo en cuenta estos 4 criterios de hace una evaluación y se escoge el nivel de integración, que puede arrojar tres niveles:

  • Método básico
  • Método avanzado
  • Método experto

Hay que lograr que las organizaciones tengan los sistemas de gestión que les sirvan para cumplir sus planes a futuro, ofreciendo a las sociedad el cumplimiento de manera integral de sus productos y servicios.

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